Аналитика или отчетность: в чем разница?

Для начала нужно разобраться, чем аналитика отличается от анализа. Эти понятия также часто рассматривают как синонимы. С греческого «аналитика» переводится как «искусство анализа». То есть анализ — это изучение данных отчетности. А что такое аналитика — это системный процесс, наука, которая помогает как интерпретировать данные за прошлые периоды, так и прогнозировать значения показателей в будущем. То есть анализ в большей степени изучает то, что уже произошло. В то время как аналитика формирует гипотезы, почему это случилось, помогает строить прогнозы и планировать деятельность компании в будущем.

Аналитика решает несколько задач:

• дает ответы на вопросы, которые возникают при изучении отчетности;
• определяет ключевые показатели, на основании которых будет оцениваться работа конкретных подразделений;
• оценивает эффективность рекламной кампании;
• определяет положение бренда на рынке в сравнении с его конкурентами.

А главное — аналитика создает основу для принятия управленческих решений, повышает скорость реакции руководителей компании на уже свершившиеся действия — ответные меры принимаются быстрее.

Если рассматривать отчетность, что это такое и из чего она состоит, то ее можно описать как инструменты и методы сбора, обработки и хранения данных внутри компании или для предоставления внешним пользователям (например, инвесторам). Отчетность предполагает упрощение данных. Они должны быть представлены в такой форме, чтобы заинтересованные пользователи могли легко воспринимать информацию.

Отчетность выполняет несколько задач:

• мониторинг показателей продаж;
• определение результатов рекламной кампании;
• оценка качества работы с покупателями;
• проверка расходов на рекламную кампанию или работу маркетингового отдела и т.д.

Компания может формировать различные виды отчетов по одному показателю или по их группе, в виде диаграммы или таблицы, с пояснительной запиской или без нее.

Отчетность ведется и в крупных компаниях, и на малых предприятиях. Но чем больше масштаб бизнеса — тем больше данных накапливается. Их становится сложнее структурировать. В крупных компаниях используют программные продукты для составления отчетности. И даже те из них, которые помогают структурировать большие массивы данных, все равно ограничены в применении. Потому что отчетность — это всегда взгляд в прошлое или настоящее.

Для маркетинговых агентств наиболее важными являются отчеты по рекламе. Чтобы добиться желаемого результата от проведения рекламной кампании, нужно детально изучить целевую аудиторию, правильно настроить объявление или рассылки. А для этого нужно обратиться к тем, кто постоянно работает в этой сфере.

Существуют отчетность и аналитика, что это такое понятно, но нужно знать, как соотносятся оба понятия.

Отчетность:

• предоставляет данные для анализа;
• приводит только те показатели, что запрашивали ее пользователи;
• стандартизирована, в каждом отчетном периоде используются одинаковые формы;
• не нуждается в выделении дополнительных ресурсов для составления.

Аналитика — это гораздо более гибкий набор методов и инструментов. Она:

• интерпретирует данные анализа;
• использует различные методы, иногда простые способы дают более точные результаты, чем составление сложных моделей;
• отвечает на запросы пользователя, но приводит и дополнительные данные;
• не должна быть стандартизированной, форма может адаптироваться к решению конкретной задачи;
• требует выделения дополнительных ресурсов — аналитику передают на аутсорсинг или нанимают сотрудника, который будет ею заниматься.

Отчетность — собирает данные, а аналитика помогает делать выводы. Но между этими понятиями есть и другие различия — в применении, в методах/, в подходе сотрудников к этой работе.

Отчетность помогает понять, что происходит в настоящем или происходило в прошлых отчетных периодах. Некоторые организации считают, что чем большее количество отчетов и показателей будет доступно пользователям информации, тем более полную картину можно увидеть, а значит, аналитика уже не потребуется. Но это не так. Большое количество показателей может размывать картину, и оно никак не влияет на качество принятых управленческих решений.

Аналитика из большого количества показателей выбирает ключевые, исследует их, определяет зависимость между ними, а уже на основании этой работы делает выводы и дает рекомендации.

Большой массив структурированных данных нужен аналитике для более глубокого изучения состояния дел на предприятии. Но сама по себе отчетность без аналитики бесполезна. То есть это взаимосвязанные методы подхода к данным, а не исключающие друг друга.

Чтобы руководитель мог работать с отчетностью, не нужно нанимать дополнительных сотрудников. Обычно формирование отчетов входит в обязанности уже имеющихся работников — отдела продаж, бухгалтерии, кадровой службы. А заниматься аналитикой, проводить более фундаментальные исследования должен сотрудник, обладающий соответствующими знаниями и квалификацией. Обычно компания вводит в штатное расписание отдельно должность аналитика, который будет заниматься только этой деятельностью.

Работа аналитика предполагает более высокие риски, потому что он отвечает за правильность обработки информации, за точность прогнозирования, за корректность представленных рекомендаций. А сотрудники, занятые составлением отчетности, отвечают только за полноту данных и корректность их визуализации.

Аналитика и отчетность — это различные формы представления данных. Отчетность предполагает структурирование необработанных данных. Самая простая форма — сведение этих показателей в таблицу, также это могут быть графики или диаграммы.

Аналитики интерпретируют эти показатели и представляет их в наиболее наглядной форме. Например, это может быть дашборд, то есть информационная панель с аналитическими данными, собранными в блоки, с различными графическими элементами, или даже презентация.

Аналитика и отчетность — понятия из одной области. Но при формировании отчетов и анализе данных преследуют различные цели. У отчетности цель — первичная обработка данных, при которой их структурируют и переводят в формат, облегчающий восприятие.

Цель аналитики — изучение этих данных, поиск резервов и дополнительных ресурсов, определение слабых мест. Этот процесс можно описать как три стадии — выявление проблемы, поиск решения, формулирование выводов.

Аналитика и отчетность работают с данными, но компания преследует при этом различные цели. Отчетность нужна для сбора и обработки данных, а аналитика — для их интерпретации, чтобы руководитель мог принять взвешенное решение. Также аналитика помогает не только делать выводы об уже произошедших событиях, но и прогнозировать будущие. Однако для того, чтобы ее выводы и прогнозы были точными, нужна достоверная отчетность.