Что такое ERP-система, как она устроена и зачем нужна в бизнесе?

Предприниматели, которые не знакомы с такими IT решениями, хотят понять, зачем нужна ERP-система и как она может помочь им в решении управленческих задач.

Расшифровывается ERP-система как Enterprise Resourse Planning, то есть аббревиатура означает, что это система планирования ресурсов предприятия. Это важно, потому что слово "система" указывает на то, что это не просто стратегический подход, а инструмент для реализации управленческих задач. То есть это — программный комплекс, задачей которого является хранение информации и формирование связей между данными, полученными от различных подразделений — отдела продаж, бухгалтерии, кадровой службы, производственного департамента и т.д.

Эти системы включают несколько модулей, объединенных общей базой данных, в которую попадают все документы. У различных разработчиков эта программная среда может быть устроена по-разному. Но обычно модули везде используются одинаковые:

1. Финансы. Модуль предназначен для ведения финансового анализа, оценки текущей ситуации, формирования отчетности, контроля платежей и задолженности.
2. Управление персоналом. С этим модулем работает кадровая служба. Он выполняет информационную функцию (в нем хранятся все данные о сотрудниках, включая сведения о навыках), помогает вести кадровый учет, планировать повышение квалификации и т.д.
3. Закупки. С этим модулем работает отдел обеспечения. Он помогает планировать закупки, создавать контракты, анализировать необходимость пополнения запасов.
4. Продажи. В модуле хранится информация о клиентской базе, истории покупок и т.д. Программа выполняет некоторые рутинные функции, например, рассылку.
5. Производство. Он помогает составить производственный план, наладить взаимодействие между цехами, контролировать нормы выработки.
6. Склад. С помощью него можно планировать движение товаров, оптимизировать процесс хранения, комплектации грузов.

Список задач, которые может решать конкретная система, зависит от политики разработчика.

ERP-система нужна, чтобы:

• получать информацию сразу из нескольких структур;
• автоматизировать часть бизнес-процессов;
• снизить трудозатраты;
• оперативно предоставлять руководителю продвинутую аналитику.

Такие системы обычно используют крупные и средние компании, потому что программный продукт настроен на этот масштаб бизнеса, а его внедрение влечет за собой значительные дополнительные расходы. Иногда его внедрение в малом бизнесе может даже замедлить работу, а не ускорить, поэтому перед тем как купить программный комплекс, нужно взвесить все "за" и "против".

Для автоматизации работы отдела продаж используют CRM-систему. А ERP-системы нужны бизнесу, чтобы наладить и автоматизировать работу компании в целом. Обычно эти программные комплексы используют на производственных предприятиях, потому что их структура сложнее, там есть цеха и склады, а для их нормальной работы нужно отладить взаимодействие всех подразделений — отдела продаж, департамента логистики и т.д. Руководителю компании нужно регулярно решать задачи — какие виды сырья покупать в первую очередь, что и в каких количествах производить, кому из заказчиков отгружать товар и в какой последовательности.

Применение этих систем делает бизнес-процессы более прозрачными. Это облегчает процесс принятия решений.

Предприятие само решает, нужно ли применять эту систему. Рекомендуется использовать ее, если:

• компания сталкивается с дефицитом данных, которые невозможно получить с помощью имеющегося ПО;
• предприятию нужно быстро передавать большие массивы данных между подразделениями;
• персоналу не хватает времени на выполнение рутинной работы;
• растет количество ошибок, обусловленных человеческим фактором.

ЕРП-системы нужны бизнесу для того, чтобы автоматизировать рутинные процессы, увеличить производительность труда (сотрудники смогут больше внимания уделять основным задачам), уменьшить количество ошибок и повысить уровень сервиса.

Обе системы представляют собой программные продукты для решения управленческих задач. Но СRM разработана только для отдела продаж, а ERP — это система для всего предприятия, и продажи — только один из модулей в ее структуре.

CRM-система разработана для сбора, хранения и обработки клиентских данных. Ее задачи:

• сбор информации по клиентам;
• ведение сделок;
• формирование плана продаж;
• контроль работы менеджеров.

А ERP-система управляет предприятием:

• планирует распределение ресурсов;
• собирает отчетность по всем подразделениям;
• прогнозирует продажи;
• оформляет отгрузку готовой продукции со склада;
• ведет налоговый и финансовый учет.

Для небольшой и средней компании, которая работает только в оптовой или розничной торговле, подойдет и CRM-система. Для производства — только ERP-система, потому что она помогает увязать бизнес-процессы всех отделов.

У ERP есть сильные и слабые стороны. Плюсы ее использования:

1. Экономия ресурсов для поддержки ПО, обучения, покупки лицензии. Если компания покупает несколько различных продуктов для разных отделов, то платить придется за каждую программу отдельно, а здесь — только одному разработчику.
2. Четкая работа регламентов, что помогает навести порядок во всех сферах — финансах, кадрах, складских операциях. Этого помогает добиться назначение ответственных по каждому направлению.
3. Обеспечение быстрого доступа к базе данным. Любой отчет можно сформировать за секунды, на основе аналитики и статистики составить быстрые прогнозы.
4. Повышение уровня обслуживания. Отделам по работе с клиентами не нужно заниматься рутинной работой и сбором данных. Получение информации займет секунды, а автоматизация избавит от ошибок при оформлении документов.
5. Возможность совместной работы пользователей из различных отделов.

Система является масштабируемой. При появлении новых отделов к уже внедренному ПО нужно будет просто добавить еще один модуль, и не нужно покупать новую модификацию программы.

Недостатков у этой системы немного. Первый — высокая стоимость лицензии. Разработчик рассчитывает ее в зависимости от модификации программного продукта, его функций, необходимости адаптации к бизнес-процессам предприятия. Второй — время, которое уходит на внедрение продукта. Даже если не случится никаких незапланированных событий, на внедрение стандартной версии уходит до одного года. На крупных предприятиях, где используются более сложные системы, может уйти на это до пяти лет.

Разработка стратегии развития бизнеса — серьезная задача. Решить ее поможет наше агентство ArrowMedia, которое предлагает широкий спектр рекламных услуг.

ERP разрабатывают российские и западные компании. На мировом рынке представлены более сложные Intelligent ERP, в которых используются ИИ и технологии блокчейна. Цена у них выше, и они предназначены для больших массивов данных. Российские системы ориентируются не только на крупный, но и на средний бизнес. Это комплексные решения со стандартным набором функций. Причем разработчики предлагают системы с различным типом лицензии, то есть как с закрытым, так и с открытым кодом, который можно самостоятельно адаптировать под бизнес-процессы вашей компании.

Один из лидеров — 1С. Это российский продукт, в котором предусмотрено множество модулей, созданы отраслевые модификации. Он хорошо адаптирован под управление производственными предприятиями. Его плюсы:

• высокая скорость обработки заявок;
• возможность удаленной постановки задач;
• автоматическое начисление зарплаты персоналу.

Система «Галактика ERP» учитывает особенности российского рынка и законодательства ЕАЭС. Плюс — в том, что систему можно интегрировать в уже существующую ИТ-инфраструктуру. Для этого разработчик предоставляет инструмент для обмена данными с другими программными продуктами.

Из западных разработок наиболее гибкая система — это SAP ERP. На ее долю приходится более 85% мирового рынка. Она включает отраслевые модули, которые охватывают все сферы деятельности предприятия.

Для бизнеса ЕРП — это полезный инструмент, но не универсальный. Внедрять его нужно, если:

1. Требуется быстро получить сводный отчет по организации, а имеющееся программное обеспечение с этим не справляется. Например, используется несколько различных программ, которые создают отчеты в различных форматах, и приходится конвертировать их в единый документ. А ERP такие отчеты формирует автоматически в унифицированном виде.
2. Нужно ускорить процесс производства, а сделать это при имеющемся уровне планирования не получается, например, из-за отсутствия единого подхода в планировании закупок сырья, производства и продаж.
3. Необходимо наладить взаимодействие между отделами. Иногда каждое подразделение работает со своим ПО, и это затрудняет обмен данными. В ЕРП все модули программного комплекса работают с одной базой данных.
4. Нужно упорядочить финансовые операции. Хаос появляется там, где нет взаимосвязей при планировании и прогнозировании. ЕРП предполагает автоматический контроль задолженности, прогноз финансовых потоков и т.д.
5. Требуется навести порядок на складе, чтобы логистика, производство и торговля не работали изолированно друг от друга. Система сама объединит данные, выстроит очередь закупок и наладит координацию между работой склада и логистикой, чтобы не было затоваривания или, наоборот, дефицита.
6. Необходимо создать единую базу данных по клиентам, поставщикам, сотрудникам. Это надо делать даже там, где уже есть ПО, потому что часто оно используется бессистемно.

Внедрение ERP не означает, что система сразу заработает и даст нужный результат. Из-за того, что не всегда сотрудники представляют, как описать бизнес-процессы, что можно автоматизировать и что компания хочет получить, процесс внедрения проходит с большими сложностями. Типичные ошибки:

1. Бизнес-процессы в компании отлажены только формально, а на самом деле нет регламентов, в которых четко было бы указано, что и в какой последовательности выполняется, в какие сроки и кто за это отвечает. Например, какие-то договора оформляет отдел продаж, какие-то — бухгалтерия или финансовая служба, и нет четкого распределения полномочий между ними. Так система работать не сможет. Поэтому сначала должны быть созданы должностные инструкции, которые будут строго выполняться (формально они и так существуют в большинстве компаний, но только на бумаге). Когда бизнес-процессы будут структурированы, их можно будет автоматизировать.
2. Не учитывается наличие старого программного обеспечения. Его просто удаляют или перестают использовать, в результате данные либо уничтожаются, либо теряется связь с предыдущими периодами. Там, где это возможно, ПО и базы данных нужно интегрировать с новой системой.
3. В бюджет не заложены дополнительные расходы. Из-за этого счета не оплачиваются вовремя, нарушаются сроки внедрения системы. Нужно с самого начала закладывать в бюджет дополнительную сумму (на уровне 10—15%), чтобы если стоимость внедрения вырастет, можно было бы оплачивать счета в сроки.
4. Сотрудники не хотят работать с системой. Саботаж обычно связан с тем, что не было проведено обучение. То есть систем установлена, а сотрудники не работают в ней, потому что не понимают, или не хотят учиться самостоятельно. Иногда проблема связана с тем, что для обучения персонала установлен жесткий дедлайн, это вызывает неприятие коллектива. Руководителю нужно вести разъяснительную работу — рассказать, как система облегчит рутину, организовать обучение без жестких сроков, с постепенным внедрением в практику.
5. Отсутствие ответственного за внедрение системы. В некоторых случаях формально такой сотрудник есть, но на самом деле он либо занят выполнением основных должностных обязанностей, либо работает недавно и недостаточно хорошо разбирается в бизнес-процессах.

Еще одна проблема может заключаться в несоответствии результата завышенным ожиданиям. Это бывает либо в тех случаях, когда руководитель и сам не вполне уверен, нужно ли внедрять систему, или лучше выбрать другой вариант автоматизации, и в ТЗ не может сформулировать задачи четко. Поэтому, чтобы не возникало таких проблем, нужно сразу все продумывать.

ERP-системы могут значительно повысить уровень управленческих процессов на предприятии. Но они предназначены для крупного и среднего бизнеса, в небольших компаниях их внедрение может только усилить путаницу. Перед покупкой этого программного обеспечения нужно продумать, какие задачи оно будет решать, и насколько внедрение этого комплекса будет оправдано с точки зрения существующей системы управления. После внедрения ПО нужно будет организовать обучение персонала.